1. Penjualan melalui Pemesanan

Untuk melakukan penjualan melalui pesanan atau penjualan tidak langsung, maka lakukan langkah-langkah (Siklus) Penjualan sebagai berikut ini:

1. Buat SO (Pemesanan Penjualan
2. Cetak form SO
3. Cek Stock on hand
4. Buat Send SO (Pemenuhan Pemesanan
5. Buat Invoice (Faktur Penjualan)
6. Cetak Invoice
7. Posting ke Account Receivable (AR) (Buku Piutang Dagang)
8. Kirm Barang ke pelanggan + invoice

Proses penjualan dimulai dari permintaan pembelian dari pelanggan atau pemesanan. Pemesanan ini berupa PO dari pelanggan yang biasanya diterima via fax, telp atau email dll. PO pemesanan selanjutnya diproses pada Sales Order (SO).

Transaksi SO adalah proses pengisian form SO dan pencetakan form SO berdasarkan PO pelanggan. Selanjutnya Pemesanan berikutnya dibuat dan diurut berdasarkan tanggal. Begitu seterusnya, seluruh pemesanan pembelian dibuat dan diarsipkan. Selanjutnya, Proses pemenuhan pesanan penjualan Send SO Transaction. Jika stok on hand mencukupi, pesanan dipenuhi dengan membuat form Send SO Transaction. Form ini selesai dibuat, terjadi mutasi barang dari gudang atau tempat penyimpanan lain ke tempat penjualan.

Bagian Keuangan menerima jurnal penjualan (kredit inventory, debet hpp/cost of good sales). Barang di gudang di-kredit berkurang sebanyak yang dikeluarkan atau dijual. Selanjutnya dibuat Invoice penjualan.. Invoice dan barang dikirim ke pelanggan. Bagian keuangan menerima jurnal (debet penjualan, kredit piutang).

1.1. Menjalankan Penjualan SO

Klik Order [Menu]-Sales Order[Menu] -New[Button]:

Penjelasan Fields

Berikut ini ilustrasi proses penjualan melalui pemesanan. Siklus dimulai dari pesanan diterima dari pelanggan. Selanjutnya diproses di bagian penjualan dengan dibuatkannya form sales order. Beberapa atau satu Sales order dibuatkan pemenuhan SO bila cukup stok digudang.

Dari Pemenuhan SO ini dibuatlah faktur penagihan dikirim ke pelanggan bersama dengan barang pesanannya.

Pelanggan membayar cash atau transfer melalui bank. Pada saat bersamaan, bagian keuangan membuat jurnal piutang dagang. Untuk lebih jelasnya, gambar _ secara visual mengilustrasikan proses penjualan tersebut.

Penjualan adalah proses utama dalam suatu perusahaan manufaktur atau ritel. Inventory2000

menyediakan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan seperti ini. Pada perusahaan manufaktur dimana terjadi proses pengolahan bahan mentah atau part menjadi barang jadi atau assemble. Pada perusahaan seperti ini, mutasi barang tidak hanya terjadi pada saat penjualan saja, tetapi pada proses produksi juga.

Proses penjualan ada dua macam:

1. Penjualan melalui pemesanan
2. Penjualan langsung

Penjualan melalui pemesanan atau penjualan tidak langsung biasanya terjadi pada perusahaan-perusahaan besar. Pada penjualan seperti ini, paling sedikit lebih dari satu bagian dalam perusahan yang terlibat. ada bagian penjualan, memproses dan membuat penerimaan pesanan pembelian, ada bagian pemenuhan pesanan yang memproses pemesanan ke bagian gudang persediaan, ada bagian invoice yang membuat faktur dan surat pengeluaran/pengiriman barang ke bagian gudang, dan ada bagian gudang yang mengelola pengemasan dan pengepakan barang untuk dikirim ke pelanggan.

Penjualan langsung terjadi pada perusahaan ritel dan perusahaan kecil. Pada proses penjualan langsung ini

Pada saat Anda mulai menggunakan modul Inventory, kemungkinan besar Anda telah memiliki data-data tentang stok barang persediaan di gudang-gudang. Agar jumlah saldo stok yang dilaporkan setelah pengisian transaksi-transaksi inventory menunjukkan jumlah yang benar, Anda harus terlebih dahulu mengisikan informasi tentang stok awal di modul Inventory.

Untuk mengisikan stok awal, pilih menu Stok | Inisialisasi Stok, program akan menampilkan dialog sebagai berikut:

Secara fisik setiap mutasi akan mengupdate stok barang yang tercatat di database, sehingga setiap transaksi akan langsung mengubah jumlah stok maupun kartu stok tersebut (perubahan stok bersipat on line).

Untuk menganalisa harga stok barang dilakukan proses posting. Proses posting ini bisa di-undo atau kembali / dibatalkan

Dalam proses posting ada empat hal yang dilakukan oleh modul Inventory:

1. Memeriksa kebenaran transaksi

2. Memberi tanda pada transaksi

3. Mengupdate data stok

4. Mengisi kartu stok

5. Melakukan analisis harga

Pemeriksaan kebenaran transaksi secara keseluruhan

Dalam melakukan posting, modul Inventory akan mengurutkan seluruh transaksi yang ada (baik pembelian, penjualan maupun distribusi) menurut nilai atribut tanggal / waktu masing-masing transaksi tersebut. Kemudian dimulai dari transaksi pertama (menurut urutan waktu transaksi), satu-persatu setiap rincian (detail) transaksi akan diproses.

Catatan:

Karena nilai atribut tanggal / waktu masing-masing transaksi akan digunakan untuk basis pengurutan dan analisis lainnya, maka sangat penting untuk mengisi atribut ini sesuai dengan kenyataan proses fisiknya.

Modul Inventory tidak mengizinkan Anda memposting suatu transaksi yang mengakibatkan jumlah stok menjadi negatif ( < 0). Oleh karena itu, modul Inventory akan terlebih dahulu memeriksa apakah seluruh transaksi yang akan diposting ada yang menyebabkan jumlah stok suatu barang di gudang tertentu menjadi negatif. Apabila transaksi yang demikian ditemukan, program akan menolak melanjutkan proses posting dan memberi tahu transaksi mana yang mengakibatkan terjadinya stok negatif tersebut. Anda dapat melakukan koreksi terhadap transaksi tersebut (baik jumlah barang ataupun waktu kejadian transaksi) sebelum melanjutkan proses posting kembali.

Modul Inventory memiliki banyak data master yang harus Anda isikan sebelum memulai pengisian transaksi. Adapun dalam bagian ini akan dibahas tentang:

1.       Data master klasifikasi barang (kategori dan sub kategori)

2.       Data master satuan barang

3.       Data master pabrik barang

4.       Data master pemasok dan pelanggan

5.       Data master barang persediaan

6.       Data master gudang

7.       Data master Tipe penyesuaian

8.       Data master Jenis mata uang

9.       Data master jenis pembayaran

10.    Data master proyek

11.    Pengubahan dan penghapusan data master

12.    Pengisian informasi stok awal

Seperti halnya data master lainnya, penyiapan data master Inventory perlu dilakukan sebelum proses transaksi dilakukan. Meskipun demikian, tidak berarti setelah pengubahan data-data master tersebut  tidak dapat dilakukan setelah transaksi dilakukan (sebagaimana akan dijelaskan pada bagian 2.6).

Selain perlu mengelola aspek keuangan / finansial, suatu perusahaan (khususnya perusahaan dagang) sangat perlu mengelola pencatatan dan administrasi yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan. Persediaan ini jumlahnya selalu berkurang / bertambah sesuai dengan transaksi penjualan / pengadaan barang.

Salah satu aspek yang penting dalam pengelolaan persediaan adalah menganalisis arus harga barang sebagai konsekuensi dari masuk / keluarnya barang-barang. Melalui analisis ini harus dapat diketahui berbagai informasi seperti:

1.       Berapa pertambahan persediaan ketika dilakukan pembelian / pengadaan barang

2.       Berapa harga pokok yang menjadi beban perusahaan ketika terjadi penjualan suatu barang persediaan

3.       Berapa nilai total persediaan yang dimiliki perusahaan pada suatu saat.

Pelaksanaan analisis arus harga barang persediaan dan penghitungan jumlah persediaan setiap terjadinya transaksi pengadaan / pengeluaran barang (pendekatan ini disebut juga pendekatan sistem perpetual) sulit dilaksanakan apabila pencatatan tersebut menggunakan sistem manual. Tentunya dari sisi pengendalian persediaan, metode yang menyandarkan semata-mata kepada jumlah barang yang secara fisik tersedia (sistem fisik)  kurang dapat diandalkan karena memungkinan terjadinya kerugian (loss) yang sifatnya di luar dugaan.

Kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut:

1.       Perusahaan telah memiliki daftar barang-barang persediaan berikut stok awal persediaan barang-barang persediaan tersebut. Entri awal daftar barang-barang dan stok awal ini termasuk aspek pengisian data master di modul Inventory selain beberapa data master lainnya. Aspek ini akan dibahas pada bagian 2.

2.       Perusahaan mencatat setiap transaksi harian seperti pembelian barang, penjualan barang ataupun distribusi barang antar gudang. Untuk mengisikan transaksi-transaksi ini di modul Inventory terlebih dahulu Anda harus memahami konsep transaksi di modul Inventory yang akan dibahas pada bagian 3. Adapun prosedur teknis pengisian transaksi akan dibahas di bagian 4 dan 5.

3.       Perusahaan menggunakan laporan-laporan yang ada untuk memonitor perubahan nilai persediaan seperti laporan kartu stok, nilai persediaan dan laporan transaksi. Laporan-laporan di modul Inventory akan dibahas pada bab 6.

Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!