Pada saat Anda mulai menggunakan modul Inventory, kemungkinan besar Anda telah memiliki data-data tentang stok barang persediaan di gudang-gudang. Agar jumlah saldo stok yang dilaporkan setelah pengisian transaksi-transaksi inventory menunjukkan jumlah yang benar, Anda harus terlebih dahulu mengisikan informasi tentang stok awal di modul Inventory.

Untuk mengisikan stok awal, pilih menu Stok | Inisialisasi Stok, program akan menampilkan dialog sebagai berikut:

Secara fisik setiap mutasi akan mengupdate stok barang yang tercatat di database, sehingga setiap transaksi akan langsung mengubah jumlah stok maupun kartu stok tersebut (perubahan stok bersipat on line).

Untuk menganalisa harga stok barang dilakukan proses posting. Proses posting ini bisa di-undo atau kembali / dibatalkan

Dalam proses posting ada empat hal yang dilakukan oleh modul Inventory:

1. Memeriksa kebenaran transaksi

2. Memberi tanda pada transaksi

3. Mengupdate data stok

4. Mengisi kartu stok

5. Melakukan analisis harga

Pemeriksaan kebenaran transaksi secara keseluruhan

Dalam melakukan posting, modul Inventory akan mengurutkan seluruh transaksi yang ada (baik pembelian, penjualan maupun distribusi) menurut nilai atribut tanggal / waktu masing-masing transaksi tersebut. Kemudian dimulai dari transaksi pertama (menurut urutan waktu transaksi), satu-persatu setiap rincian (detail) transaksi akan diproses.

Catatan:

Karena nilai atribut tanggal / waktu masing-masing transaksi akan digunakan untuk basis pengurutan dan analisis lainnya, maka sangat penting untuk mengisi atribut ini sesuai dengan kenyataan proses fisiknya.

Modul Inventory tidak mengizinkan Anda memposting suatu transaksi yang mengakibatkan jumlah stok menjadi negatif ( < 0). Oleh karena itu, modul Inventory akan terlebih dahulu memeriksa apakah seluruh transaksi yang akan diposting ada yang menyebabkan jumlah stok suatu barang di gudang tertentu menjadi negatif. Apabila transaksi yang demikian ditemukan, program akan menolak melanjutkan proses posting dan memberi tahu transaksi mana yang mengakibatkan terjadinya stok negatif tersebut. Anda dapat melakukan koreksi terhadap transaksi tersebut (baik jumlah barang ataupun waktu kejadian transaksi) sebelum melanjutkan proses posting kembali.

Modul Inventory memiliki banyak data master yang harus Anda isikan sebelum memulai pengisian transaksi. Adapun dalam bagian ini akan dibahas tentang:

1.       Data master klasifikasi barang (kategori dan sub kategori)

2.       Data master satuan barang

3.       Data master pabrik barang

4.       Data master pemasok dan pelanggan

5.       Data master barang persediaan

6.       Data master gudang

7.       Data master Tipe penyesuaian

8.       Data master Jenis mata uang

9.       Data master jenis pembayaran

10.    Data master proyek

11.    Pengubahan dan penghapusan data master

12.    Pengisian informasi stok awal

Seperti halnya data master lainnya, penyiapan data master Inventory perlu dilakukan sebelum proses transaksi dilakukan. Meskipun demikian, tidak berarti setelah pengubahan data-data master tersebut  tidak dapat dilakukan setelah transaksi dilakukan (sebagaimana akan dijelaskan pada bagian 2.6).

Selain perlu mengelola aspek keuangan / finansial, suatu perusahaan (khususnya perusahaan dagang) sangat perlu mengelola pencatatan dan administrasi yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan. Persediaan ini jumlahnya selalu berkurang / bertambah sesuai dengan transaksi penjualan / pengadaan barang.

Salah satu aspek yang penting dalam pengelolaan persediaan adalah menganalisis arus harga barang sebagai konsekuensi dari masuk / keluarnya barang-barang. Melalui analisis ini harus dapat diketahui berbagai informasi seperti:

1.       Berapa pertambahan persediaan ketika dilakukan pembelian / pengadaan barang

2.       Berapa harga pokok yang menjadi beban perusahaan ketika terjadi penjualan suatu barang persediaan

3.       Berapa nilai total persediaan yang dimiliki perusahaan pada suatu saat.

Pelaksanaan analisis arus harga barang persediaan dan penghitungan jumlah persediaan setiap terjadinya transaksi pengadaan / pengeluaran barang (pendekatan ini disebut juga pendekatan sistem perpetual) sulit dilaksanakan apabila pencatatan tersebut menggunakan sistem manual. Tentunya dari sisi pengendalian persediaan, metode yang menyandarkan semata-mata kepada jumlah barang yang secara fisik tersedia (sistem fisik)  kurang dapat diandalkan karena memungkinan terjadinya kerugian (loss) yang sifatnya di luar dugaan.

Kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut:

1.       Perusahaan telah memiliki daftar barang-barang persediaan berikut stok awal persediaan barang-barang persediaan tersebut. Entri awal daftar barang-barang dan stok awal ini termasuk aspek pengisian data master di modul Inventory selain beberapa data master lainnya. Aspek ini akan dibahas pada bagian 2.

2.       Perusahaan mencatat setiap transaksi harian seperti pembelian barang, penjualan barang ataupun distribusi barang antar gudang. Untuk mengisikan transaksi-transaksi ini di modul Inventory terlebih dahulu Anda harus memahami konsep transaksi di modul Inventory yang akan dibahas pada bagian 3. Adapun prosedur teknis pengisian transaksi akan dibahas di bagian 4 dan 5.

3.       Perusahaan menggunakan laporan-laporan yang ada untuk memonitor perubahan nilai persediaan seperti laporan kartu stok, nilai persediaan dan laporan transaksi. Laporan-laporan di modul Inventory akan dibahas pada bab 6.